Ich erinnere mich an ein Gespräch mit einem
Marketingverantwortlichen aus einem
mittelständischen Unternehmen. Sie hatten rund 40
Mitarbeitende – aber über 60 verschiedene Versionen
ihrer Visitenkarte im Umlauf. Unterschiedliche
Schriftgrößen, veraltete Telefonnummern, Logos in
drei Farben… das volle Chaos. Der Satz, der mir
hängen blieb:
„Ich habe irgendwann aufgegeben,
hinterherzurennen.“
Das Problem? Niemand ist schuld – aber jeder macht’s
irgendwie. Mal schnell selbst eine Karte im
Design-Tool gebaut, hier eine Änderung reinkopiert,
da was vergessen… Und am Ende fehlt genau das, was
eigentlich so wichtig ist:
Einheitlichkeit, Aktualität und ein
professioneller Außenauftritt.
Als ich mit der Entwicklung meiner Software begonnen
habe, war die zentrale Verwaltung zunächst ein „Nice
to have“. Inzwischen ist es eines der meistgenutzten
Features überhaupt – weil es den Alltag
massiv vereinfacht, besonders für
HR, Marketing und Assistenzrollen.
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Design aus einer Hand – automatisch CI-konform
- Alle Daten auf Knopfdruck aktualisierbar
- Rechteverwaltung: Wer darf was ändern?
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Onboarding & Offboarding in 1 Minute erledigt
3.1: Vorlagen und dynamische Datenfelder
Unsere Nutzer arbeiten mit Templates, die
CI-festgelegt sind: Farben, Logo, Position der
Inhalte. Der Rest – Name, Titel, Kontaktdaten – wird
dynamisch eingespielt. Das reduziert Fehler auf
nahezu null und sorgt für visuelle Konsistenz.
3.2: Rollenbasierte Rechte
Nicht jeder im Team soll alles ändern dürfen –
verständlich. Deshalb haben wir ein Rollenmodell
gebaut:
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Admins: Voller Zugriff, z. B.
für HR/Marketing
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Mitarbeitende: Können einzelne
Elemente selbst pflegen (z.B. ihr Profilbild),
aber nichts „zerlegen“. So bleibt das Design
konsistent mit genügend Platz für individuelle
Informationen
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Onboarding: Neue Mitarbeitende
starten am ersten Tag mit einer fertigen
Visitenkarte – digital, personalisiert und im
Unternehmensdesign.
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Rebranding: Das Unternehmen
aktualisiert Farben oder Schriftarten – alle
Karten sind in wenigen Minuten aktualisiert.
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Standortwechsel: Telefonnummern
und Adressen per Massenänderung angepasst, ohne
manuellen Aufwand.
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Offboarding: Karte inaktiv
setzen = Link offline, Daten anonymisiert.
DSGVO-konform und revisionssicher.
Ich weiß, was bei IT-Entscheider:innen und
Datenschutzbeauftragten sofort Fragezeichen auslöst:
„Wo liegen die Daten, und wer kann was
sehen?“
Darum haben wir:
- Serverstandorte in Deutschland 🇩🇪
- DSGVO-konforme Speicherung
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Optional: Hosting im eigenen Tenant (für
Konzerne)
Was wir daraus gelernt haben? Je einfacher wir es
den Nutzer:innen machen, desto besser wird das
System angenommen.
Ich habe in den letzten Jahren mit vielen
Unternehmen gesprochen – von Startups mit 5 Leuten
bis zu Mittelständlern mit über 300 Mitarbeitenden.
Eines war immer gleich: Sobald die Visitenkarten
zentral verwaltet werden, kommt
Ruhe in den Laden.
Mitarbeitende sind dankbar, nicht selbst basteln zu
müssen. Marketing freut sich über konsistente
Darstellung. HR spart sich Mails wie „Wo finde ich
meine Karte nochmal?“. Und du als Entscheider weißt:
Das Thema ist abgehakt – dauerhaft.
Wenn du gerade dabei bist, deine
Unternehmenskommunikation zu digitalisieren – fang
bei der Visitenkarte an. Es ist ein
kleiner Hebel, der oft übersehen
wird, aber sofort spürbar Wirkung
zeigt.
Und falls du dich fragst, ob das alles kompliziert
ist: Ist es nicht. Ich habe unser System so gebaut,
dass du in unter
15 Minuten startklar bist –
inklusive Design, Mitarbeitenden und ersten Karten.
