Die 10 häufigsten Fragen zu digitalen Visitenkarten
In der heutigen Geschäftswelt sind digitale Visitenkarten nicht mehr nur ein Trend – sie sind eine smarte, nachhaltige und effiziente Lösung, um Kontakte zu knüpfen und zu pflegen
Oktober 10, 2024
Hi, ich bin Christoph, 33 Jahre alt, Informatiker und der Gründer von yourvcard.de. Vor einigen Jahren habe ich die Plattform ins Leben gerufen, weil ich gemerkt habe, wie wichtig es ist, moderne und effiziente Lösungen für den Austausch von Kontaktdaten zu finden. Digitale Visitenkarten sind mehr als nur ein Trend – sie sind eine echte Verbesserung gegenüber den klassischen Papierkarten. In diesem Artikel möchte ich euch zeigen, wie ihr digitale Visitenkarten erfolgreich in eurem Unternehmen einführen könnt, worauf ihr achten müsst und wie ihr typische Herausforderungen meistert. Besonders wichtig ist mir dabei das Thema Datenschutz, weil es für viele ein Stolperstein sein kann. Also, lasst uns starten!
Zuerst dachte ich, das sei nur ein weiterer Hype. Doch als ich genauer hinschaute, fielen mir die vielen Vorteile ins Auge. Als Informatiker habe ich eine Vorliebe für Effizienz und Nachhaltigkeit. Digitale Visitenkarten passen da perfekt rein. Sie sind umweltfreundlich, weil sie Papier sparen, und sie lassen sich flexibel anpassen, ohne dass man gleich eine komplett neue Auflage drucken muss. Außerdem stärken sie das Branding des Unternehmens, da man die Karten jederzeit an das aktuelle Corporate Design anpassen kann. Hattet ihr jemals das Problem, dass ihr nach einer Beförderung oder einem Jobwechsel neue Visitenkarten gebraucht habt oder dass ihr keine dabei hattet? Mir ging es so, und es hat mich ärgerlich gemacht. Mit digitalen Visitenkarten passiert das nicht mehr. Ein paar Klicks, und schon sind die Informationen aktualisiert und jederzeit griffbereit auf dem Smartphone.
Es gibt inzwischen eine Menge Anbieter für digitale Visitenkarten, und die Wahl kann ziemlich überwältigend sein. Ein Tipp, den ich hier gerne teile: Versucht, eine Lösung zu finden, die leicht zu bedienen ist. Am besten testet ihr ein paar Tools im Voraus. Ein Beispiel ist die Möglichkeit, dass die digitalen Visitenkarten zentral von einem Administrator verwaltet werden können. Dies bedeutet, dass Änderungen wie Rebranding, neue Kontaktdaten oder neue Abteilungen zentral vorgenommen werden können, wodurch alle Karten automatisch aktualisiert werden. Dies spart Zeit und sorgt dafür, dass alle Informationen immer aktuell und konsistent sind.
Jetzt kommen wir zu einem Punkt, den ich persönlich besonders wichtig finde: Datenschutz. Ist Ihr Unternehmen in Europa bzw. Deutschland ansässig, dann wissen Sie, dass die DSGVO ein großes Thema ist. Die Verwendung digitaler Visitenkarten ist dabei keine Ausnahme. Es ist wichtig zu verstehen, dass auch digitale Visitenkarten personenbezogene Daten enthalten und daher den Bestimmungen der DSGVO unterliegen.
Zunächst einmal muss man sicherstellen, dass die Daten sicher gespeichert werden. Digitale Visitenkarten enthalten personenbezogene Daten, und es ist entscheidend, dass diese DSGVO-konform verarbeitet werden. Wenn ein externer Anbieter genutzt wird, sollte dieser genau darlegen, wie die Daten geschützt werden, z.B. durch Verschlüsselung oder Zugangskontrollen. Die Daten sollten bevorzugt auf Servern innerhalb der EU gespeichert werden, da hier die hohen Datenschutzstandards der DSGVO gelten. Server außerhalb der EU können problematisch sein, wenn sie nicht die gleichen Datenschutzanforderungen erfüllen.
Die DSGVO-konforme Verarbeitung personenbezogener Daten bedeutet, dass die Daten sicher und entsprechend der Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gespeichert und verarbeitet werden müssen. Das betrifft beispielsweise die Speicherung auf sicheren Servern, bevorzugt innerhalb der EU, um die europäischen Datenschutzstandards zu erfüllen.
Dies stellt sicher, dass die Daten nur so lange gespeichert werden, wie es notwendig ist, und dass der Nutzer jederzeit die Kontrolle über die Verwendung seiner Daten behält. Ein Verstoß gegen diese Anforderungen kann zu hohen Bußgeldern führen, da die DSGVO strenge Vorgaben zur Verarbeitung personenbezogener Daten macht. Weitere Informationen zur DSGVO finden Sie hier.
Bei der Einführung von digitalen Visitenkarten in unserem Unternehmen habe ich festgestellt, dass es hilfreich ist, wenn man Best Practices teilt. Ein Kollege von mir, der im Vertrieb arbeitet, hat zum Beispiel tolle Erfahrungen damit gemacht, die digitale Visitenkarte direkt im Kundengespräch zu versenden. Er hat mir erzählt, dass seine Kunden beeindruckt waren, wie einfach und professionell der Austausch von Kontaktdaten ablief.
Ein großer "Do": Nutzt die Möglichkeit, die Karte individuell zu gestalten. Eine digitale Visitenkarte kann viel mehr als eine klassische Karte – Links, Videos, Bilder, persönliche Texte, um individuelle Stärken und Fähigkeiten hervorzuheben. Seid kreativ, aber übertreibt es nicht. Ein "Don't": Vermeidet es, zu viele Informationen draufzupacken. Niemand will eine Karte, die aussieht wie ein vollgepacktes Info-Blatt.
Die Einführung digitaler Visitenkarten mag am Anfang etwas umständlich wirken, doch die Vorteile überwiegen eindeutig. Sie sind nachhaltiger, effizienter und lassen sich viel einfacher aktuell halten als Papierkarten. Bei der Auswahl der richtigen Lösung solltet ihr besonders auf Benutzerfreundlichkeit und Datenschutz achten – beides sind Schlüsselfaktoren für eine erfolgreiche Einführung.
Ich hoffe, meine Erfahrungen helfen euch dabei, digitale Visitenkarten in eurem Unternehmen einzuführen. Es lohnt sich wirklich – sowohl aus praktischen als auch aus ökologischen Gründen. Und wenn ihr noch zögert: Denkt daran, dass jede neue Technologie ihre Eingewöhnungszeit braucht. Wenn erst einmal alle an Bord sind, möchte keiner mehr zurück zur alten Papierkarte.
Wenn ihr Fragen habt oder noch mehr Tipps braucht, meldet euch gern! Ich freue mich, meine Erfahrungen weiterzugeben und von euren zu hören.